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Déménagement d’entreprise : 5 conseils pour réaliser son transfert d’entreprise

30/07/2014 14:28
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Un déménagement d’entreprise est une étape importante pour une direction et pour ses salariés. Souvent signe de croissance et d’agrandissement, le départ des lieux et l’aménagement dans les nouveaux locaux doit être bien préparé pour que ce changement reste perçu comme positif.

 

Calendrier, concertation, obligations administratives…faites le point avec ces 5 conseils.

 

1. Le calendrier d’un transfert d’entreprise : prévoir large

 

Si le transfert à proprement parler peut se dérouler sur un week-end, le déménagement d’entreprise doit être préparé bien en amont. La plupart des entreprises font le choix d’un déménagement en fin d’année fiscale ou bien pendant les congés d’été. Partant de cette date, il faut remonter dans le calendrier et prévoir le déménagement au moins un mois à l’avance pour les PME et jusqu’à 6 mois pour les grandes entreprises.

 

Certains impondérables comme le préavis doivent être bien anticipés au risque d’entraîner d’importantes pertes financières dues à un double loyer (pour un bail commercial de 9 ans, le préavis est de 6 mois par exemple). Quant au tri des documents en vue du transfert d’entreprise, il doit être entamé au moins un mois avant.

 

2. Trouver des experts du déménagement d’entreprise et faire plusieurs devis

 

Un transfert d’entreprise ne ressemble pas à déménagement classique. Matériel lourd, problématiques de confidentialité, protection du local de départ…il est nécessaire de faire appel à des experts en déménagement d’entreprise. En fonction de la complexité du déménagement (surface, nombre de postes, matériel informatique…), le coût peut s’avérer très important. Avant de s’engager auprès d’un prestataire, il est donc nécessaire de faire effectuer plusieurs devis. Vérifiez les conditions de transport proposées, notamment les compensations en cas de délai et les types de couvertures en cas de vol ou de casse.

 

Prévoyez également de faire appel à un prestataire qui fera l’inventaire du parc informatique pour vous assurer que le premier jour dans les nouveaux locaux se déroule sans encombre ainsi qu’à une entreprise de nettoyage aussi bien pour le local que vous quittez que pour celui dans lequel vous aménagez.

 

3. Bien estimer les coûts du déménagement de votre entreprise

 

Le coût d’un déménagement d’entreprise comprend non seulement le transfert mais également le coût d’aménagement dans les lieux qui implique souvent des travaux et de nouvelles acquisitions de mobilier et de matériel. Les travaux d’aménagement absorbent ainsi entre 50% et 75% du budget global. Si on estime entre 200 et 2000 euros par poste le coût du déménagement à proprement parler , le coût réel d’un déménagement d’entreprise, aménagement compris, varie entre 4000 et 11 000 euros pour les grandes entreprises.  A cela, il ne faut pas oublier les coûts sociaux : un transfert d’entreprise a un impact non négligeable au niveau RH.

 

4. Transfert d’entreprise : rassurer les collaborateurs

 

Une fois la décision de déménagement prise, il est obligatoire de tenir informer les représentants du personnel. Mais au-delà de cette formalité, il est vivement recommandé d’intégrer le plus possible les collaborateurs au projet. Il faut ainsi les sonder sur leur opinion, leurs éventuelles inquiétudes notamment en termes de transport. Selon la taille et la politique de l’entreprise, des solutions peuvent être mises en place comme des services d’assistance (crèches, navettes), des primes d’éloignement ou de nouvelles organisations de travail (télé-travail, horaires aménagés…).

 

Il est également important d’associer l’équipe à la réflexion sur l’aménagement des futurs locaux. Un déménagement d’entreprise bien pensé peut ainsi renforcer la communication, la proximité et l’entente au sein d’un groupe. N’hésitez pas à utiliser les outils de communication internes pour bien expliciter le projet, éviter les bruits de couloir et mettre en avant les points forts du nouveau local (espace de détente, vue imprenable, cantine, salle de gym…). Désignez des « correspondants de transfert » au sein de chaque service qui permettront de faire relai entre les salariés et la direction.

 

Une fois l’entreprise installée dans ces nouveaux locaux, il est possible de mettre en place une cellule d’aide active pendant un jour ou deux pour régler les petits problèmes (téléphone, carton égaré…). Un petit déjeuner d’accueil organisé par la direction est une manière de bien faire démarrer l’entreprise et ses salariés dans les nouveaux locaux.

 

5. N’oubliez pas l’administratif

 

Un déménagement d’entreprise implique de nombreuses formalités administratives liées au transfert de siège. Un mois avant le départ, indiquez le changement d’adresse aux différents interlocuteurs (sécu sociale, Urssaf, retraite, abonnements presse, courrier, téléphone) ainsi qu’à la préfecture pour l’immatriculation de la société et la modification du Kbis. Si l’entreprise possède un parc de véhicules professionnels, prévoyez également le changement des cartes grises.

 

Vos différents prestataires doivent également être informés, le transfert d’entreprise pouvant alors être l’occasion de renégocier les contrats. Enfin, n’oubliez pas vos clients : envoyez-leur un avis et prévoyez en amont l’impression de nouveaux documents commerciaux pour être totalement prêt le premier jour dans vos nouveaux locaux.

 

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