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Un bureau réorganisé : 10 astuces à mettre en place !

22/09/2015 10:33
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Devenue en quelques mois une véritable gourou du tri, la désormais célèbre consultante nippone Marie Kondo a vendu plus de 2 millions d'exemplaires de son livre intitulé « la magie du rangement ». Et si le succès international de la méthode « KonMari » nous inspirait de nouvelles pratiques pros pour plus de bien-être au travail ?

Car il existe en effet des astuces simples - souvent inspirées de la fameuse méthode japonaise dite des « 5S » - à adopter au bureau pour tendre vers une meilleure organisation au quotidien et gagner en efficacité.

  • Organisez !

Pensez votre bureau comme un espace organisé en plusieurs zones : gardez à portée de main uniquement ce que vous utilisez plusieurs fois par jour. Le reste doit être rangé dans vos tiroirs ou caissons.

Pour noter des idées ou exprimer votre créativité, cadrez vos notes sur un tableau ou dans un petit espace clairement limité.

Vous devriez réussir à dégager un peu de place pour y déposer une petite touche personnelle (plante verte par exemple).

  • Lisez votre courrier !

De la même manière que vous organisez votre boite email, prévoyez un classeur pour votre courrier papier. Faites un point chaque semaine : jetez les documents inutiles, classez ou scannez les documents qui doivent être conservés.

L'espace courrier doit être vide chaque lundi pour commencer une nouvelle semaine.

  • Luttez !

Luttez contre le fameux « je le garde au cas où » !

Pour chaque objet posé sur votre bureau, posez-vous la question « cet objet est-il vraiment utile ? ». Ne tombez ni dans l'excès de prudence (ça peut servir), ni dans l'excès d'affectivité (l'objet-souvenir) : si cet objet n'a eu aucune utilité depuis plusieurs mois, jetez-le !

  • Recyclez !

N'oubliez pas le tri sélectif : contactez les services généraux pour tout ce qui concerne les lampes ou néons usagés, les téléphones obsolètes ou encore le matériel informatique inopérant.

  • Place nette avant les vacances !

Lorsque vous partez en congés, laissez les dossiers importants accessibles à vos collaborateurs qui pourraient en avoir besoin pendant votre absence. Qu'ils soient rangés en ligne ou sur votre bureau, ils doivent être clairement étiquetés et classés de manière logique et intuitive.

  • Archivez !

Vous venez de boucler votre dossier sur le marché de l'immobilier résidentiel ? Il n'est donc plus nécessaire de conserver ces documents sur votre bureau : utilisez des boites à archives ou, mieux, scannez les éléments dont la conservation papier ne se justifie pas.

  • Résolution : 3 minutes par jour !

Accordez-vous quelques minutes chaque jour avant de quitter votre bureau pour faire le tri. Jetez, archivez, rangez ! Vous apprécierez de retrouver un poste de travail propre le lendemain matin et vous éviterez ainsi la corvée du grand nettoyage annuel chronophage.

  • Désencombrez !

Vous recevez la presse chaque matin et vous amassez soigneusement plusieurs dizaines de magazines ? Faites donc un petit inventaire de votre kiosque à journaux : conservez uniquement ceux dont vous savez qu'ils pourront vous servir de référence lors de prochaines recherches.

Pour les autres : laissez-les à la disposition de vos collègues en salle de repos ou jetez-les !

  • Epurez !

Avez-vous réellement besoin d'un pot de 100 trombones, de 10 stylos et de 5 blocs-notes ?

N'encombrez pas votre espace de travail avec des objets inutiles. Rangez-les dans vos tiroirs et ne les sortez que si nécessaire.

  • Scannez !

A l'exception de certains documents dont l'original doit obligatoirement être archivé, il n'est pas forcément justifié de conserver toutes ces feuilles volantes qui s'entassent sur votre bureau. Faites un tri : jetez ce qui n'est pas utile et scannez les documents dont vous souhaitez conserver une trace. Objectif : zéro papier !

  • Ne déplacez pas le désordre !

Faire place nette sur son bureau, c'est une chose. Mais il ne s'agit pas de déplacer votre désordre ailleurs.

Outre votre espace de travail, vos tiroirs et caissons doivent eux aussi être organisés : videz-les régulièrement de tout objet superflu. Ils ne doivent contenir que des objets ou dossiers utiles.

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www.limmobilierdunmondequichange.fr/un-bureau-reorganise-10-astuces-a-mettre-en-place/ - 20-09-2019
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